Adjoint(e) administratif

Entrevues avec des pros : 

Adjoint(e) administratif(ve)

Sylvie Matte, adjointe administrative au Centre de femmes La Moisson et pour l'Association de fybromyalgie et du syndrome de fatigue chronique de Vaudreuil-Soulanges. J’aime travailler dans le secteur communautaire car il est plus facile d’y concilier la famille et le travail. Par ailleurs, mon travail est diversifié et j’ai beaucoup de flexibilité dans l’organisation de mes tâches. J’aime travailler en équipe, il ne s’agit pas d’un travail « cloisonné ». C’est tout le monde ensemble, on est plus proche de l’humain. Mes emplois sont loin d’être routiniers ! Au quotidien, je touche à l’administration, à la comptabilité, au travail de bureau, à la rédaction de dépliants, à la mise en page, à la prise de notes, à la promotion, à l’organisation d’événements, à la recherche de financement, etc. Comme vous le voyez, mon travail n’a rien de répétitif et en plus, je travaille dans deux organismes différents et dans deux municipalités différentes !

Fiche info : 

Pour en savoir plus: adjoint(e) administratif(ve) dans un CPE

Sommaire descriptif :

Sous la responsabilité de la directrice générale, l'adjointe administrative participe à la coordination générale, à l'administration et à la gestion des ressources financières, matérielles et humaines d'un service de garde.

Attributions caractéristiques :

1. Participer à la coordination générale et à l'administration d'un service de garde ou d'un bureau coordonnateur.

1.1 Recueillir, rechercher et traiter des données ou de l'information en vue de proposer des actions et des solutions et de les exécuter ou de les mettre en œuvre.

1.2 Produire des rapports administratifs favorisant la prise de décision.

1.3 Documenter des dossiers et élaborer des projets de procédures, de processus et des outils de travail.

1.4 Sur demande, assister aux réunions du conseil d'administration et rédiger les procès-verbaux.

1.5 Remplacer occasionnellement la directrice générale pour toute question de nature administrative ou financière.

2. Participer à la gestion des ressources financières et matérielles.

2.1 Collaborer à la planification budgétaire et assurer le contrôle budgétaire.

2.2 Collaborer avec le vérificateur à la production des états financiers, les analyser et soumettre des recommandations.

2.3 Contribuer à la gestion du fonds de roulement et de la trésorerie.

2.4 Préparer des soumissions et gérer des contrats de service.

2.5 Autoriser ou effectuer les achats et assurer le suivi des inventaires.

2.6 Analyser les besoins, voir à la disponibilité, à la mise à jour et au bon fonctionnement des ressources informatiques et matérielles.

3. Participer à la gestion des ressources humaines.

3.1 Gérer les dossiers du personnel tels que les dossiers de maladie, d'invalidité, d'assurance, de congés parentaux et de retraite.

3.2 Planifier des horaires de travail et de prise de congés et voir au rappel et au remplacement du personnel.

4. Accomplir toute autre tâche connexe.

Qualification :

Diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques de comptabilité et de gestion ou l'équivalent.

Echelle salariale (au 1er avril 2009) :

(pour les CPE et les bureaux coordonnateurs des services de garde en milieu familial)

10 échelons

Taux horaire minimum : 16,15 $

Taux horaire maximum : 21,44 $

Sources :

Ministère de la famille, des aînés et de la condition féminine du Québec, Guide administratif concernant la classification et la rémunération du personnel salarié des services de garde et des bureaux coordonnateurs de la garde en milieu familial, Québec, mars 2006, p.13.

Ministère de la famille, des aînés et de la condition féminine du Québec, Rémunération du personnel salarié des services de garde et des bureaux coordonnateurs de la garde en milieu familial pour la période 2007-2012, Québec, 2007, p.5.

EST-CE QUE L'ADJ. ASSUME AUSSI DES TACHES DE RECEPTION??

EST-CE QUE L'ADJ. ASSUME AUSSI DES TACHES DE RECEPTION??

Pour en savoir plus: adjoint(e) administratif(ve) dans un organisme

Sommaire descriptif

Le ou la titulaire du poste assume diverses tâches liées à la comptabilité et au soutien administratif. Il ou elle fournit un soutien technique aux autres employés de l'organisme.

Principales fonctions et responsabilités

Le ou la titulaire du poste peut accomplir une partie ou l'ensemble des tâches suivantes :

Comptabilité

  • Préparer le budget annuel en collaboration avec la direction;
  • Administrer les comptes à payer et à recevoir en vérifiant l'exactitude des pièces justificatives et autres documents financiers;
  • Effectuer la tenue de livres de l'organisme;
  • Gérer les renseignements concernant les paies, les heures travaillées et les divers avantages sociaux des employés;
  • Préparer les paies des employés et les relevés d'emploi;
  • Produire les rapports financiers et divers autres documents pertinents et les acheminer aux personnes concernées;
  • Préparer les états financiers et les documents et analyse comptables nécessaires pour la vérification annuelle;
  • Effectuer diverses autres tâches liées à la comptabilité.

Soutien administratif

  • Développer et tenir à jour le système de classement des documents administratifs;
  • S'assurer du bon fonctionnement et de la mise à jour des divers systèmes et base de données informatiques;
  • Conserver les documents confidentiels concernant le personnel et la clientèle;
  • Consigner les données relatives aux horaires et aux congés du personnel;
  • Gérer l'inventaire du matériel, voir à l'entretien de l'équipement et des locaux, planifier les besoins en matériel et effectuer les achats;
  • Prendre des notes lors des réunions et rédiger les procès-verbaux;
  • Effectuer diverses autres tâches de soutien administratif.

Vie interne de l'organisme et vie associative

  • Collaborer à la mise sur pied, à la réalisation et à la diffusion des services, activités et outils de l'organisme;
  • Apporter un support technique aux autres employés de l'organisme;
  • Contribuer aux processus de planification et de reddition de compte de l'organisme;
  • Participer aux activités et à la vie associative de l'organisme et faire la promotion de ses activités et de sa mission;
  • Participer aux réunions et aux rencontres de groupe de l'organisme;
  • Accomplir diverses autres tâches liées à sa fonction.

Conditions d'accès

  • Diplôme d'études professionnelles (DEP) ou l'équivalent en comptabilité ou un domaine connexe;
  • Un diplôme d'études collégiales (DEC) ou l'équivalent en techniques administratives ou un domaine connexe peut être exigé;
  • Quelques années d'expérience pertinente peuvent être exigées (habituellement, deux années d'expérience pertinente en surplus peuvent remplacer une année de scolarité);
  • Bonne maîtrise du français parlé et écrit, la maîtrise de l'anglais peut être exigée.

Compétences requises

  • Capacité de travailler de façon autonome, de gérer ses priorités et de prendre des décisions par soi-même;
  • Pouvoir travailler en équipe et en situation de stress;
  • Sens de l'organisation et de la planification;
  • Informatique : maîtrise de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint, Access, etc.) ou de logiciels équivalents de traitement de texte ou de données; aisance avec l'utilisation d'Internet et d'un logiciel comptable;
  • Aptitudes pour le service à la clientèle;
  • La connaissance du milieu communautaire et/ou de l'économie sociale est un atout.

Sources

CDEC Centre-Nord, Nomenclature des postes et qualifications, Montréal, pp.10-11.

Centre d'orientation et de recherche d'emploi de l'Estrie, « les fonctions dans l'organisation ».

Secteurs d’activité : 

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