Agent(e) de bureau

Fiche info : 

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Sommaire descriptif

Le ou la titulaire du poste assure des services de secrétariat et de dactylographie ainsi que la permanence du bureau. Il ou elle fournit un support technique aux autres employés de l'organisme.

Principales fonctions et responsabilités

Le ou la titulaire du poste peut accomplir une partie ou l'ensemble des tâches suivantes :

Réception

  • Assurer la permanence des bureaux de l'organisme; 
  • Accueillir les visiteurs dans les locaux de l'organisme et les rediriger vers le service approprié;
  • Donner divers renseignements et documents d'information à la clientèle;
  • Répondre aux appels téléphoniques, acheminer les appels au besoin et transmettre les messages;
  • Répondre aux courriels, les acheminer au besoin;
  • Traiter le courrier postal et les télécopies;
  • Ouvrir les nouveaux dossiers et, dans les limites de ses fonctions, les tenir à jour;
  • Assurer le suivi des membres de l'organisme, si applicable;
  • Veiller à l'aménagement et au rangement adéquat des aires communes des locaux de l'organisme.

Support clérical

  • Classer divers documents et dossiers et tenir à jour un système de classification;
  • Concevoir et tenir à jour diverses banques de données informatisées;
  • Archiver annuellement des dossiers;
  • Gérer la petite caisse;
  • Assurer un support technique et administratif pour les autres employés de l'organisme;
  • Rédiger, saisir ou corriger des lettres, rapports, procès-verbaux et divers autres documents pertinents et voir à leur bonne présentation;
  • Assurer le suivi technique des rencontres (réservation de salle, montage de documentation, location d'équipements, etc.);
  • Voir à l'achat de matériel et de fournitures de bureau, tenir l'inventaire du matériel et assurer l'entretien des équipements;
  • Photocopier et télécopier divers documents administratifs;
  • Effectuer certaines tâches de support à la comptabilité.

Vie interne de l'organisme et vie associative

  • Participer aux activités et à la vie associative de l'organisme et faire la promotion de ses activités et de sa mission;
  • Contribuer au processus de planification et de reddition de compte de l'organisme;
  • Participer aux rencontres et aux réunions du personnel de l'organisme;
  • Accomplir d'autres tâches liées à sa fonction.

Conditions d'accès

  • Un diplôme d'études secondaires (DES) ou l'équivalent combiné à une expérience de travail pertinente;
  • Un diplôme d'études collégiales (DEC) ou l'équivalent en administration ou un domaine connexe peut être exigé;
  • De l'expérience de travail dans un poste similaire peut être exigée;
  • Une bonne maîtrise du français parlé et écrit, la maîtrise de l'anglais peut être exigée.

Compétences requises

  • Informatique : maîtrise de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint, etc.) ou de logiciels équivalents de traitement de texte et de données, capacité d'utiliser d'Internet, habileté en dactylographie;
  • Habiletés en communication et en rédaction;
  • Bon sens de l'organisation et de la planification;
  • Connaissance des méthodes et usages d'un secrétariat;
  • Des connaissances de base en comptabilité peuvent être requises;
  • La connaissance du territoire desservi par l'organisme et/ou du domaine dans lequel oeuvre l'organisme est un atout.

Sources

Convention collective du Centre local de développement (CLD) de la MRC Antoine-Labelle, pp.46-7.

Coopérative de développement régional de la Montérégie, formulaire de description d'emploi - technicien(ne) de bureau.

Regroupement des cuisines collectives du Québec, offre d'emploi parue dans le Tour d'y Voir du 2 décembre 2005.

Secteurs d’activité : 
Code CNP : 
Commis de bureau généraux/commis de bureau générales
Code CNPS : 
Commis de bureau généraux/commis de bureau générales
Consulter l’IMT en ligne pour ce métier : 

Commis de bureau généraux/commis de bureau générales
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Commentaires

J'ai terminé mon diplôme d'études secondaires en comptabilité et je me cherche un emploi dans le domaine communautaire. Je suis positive, dynamique, honnête et j'apprends vite.

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Bonne chance !

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