Secrétaire

Entrevues avec des pros : 

Secrétaire administrative

Manon Boisvert, Secrétaire administrative pour le Secrétariat communautaire Des Chenaux et gestionnaire de l'immeuble multiservices Des Chenaux. J’aime cet emploi car mon travail est diversifié et j’ai beaucoup de flexibilité dans l’organisation de mes tâches. Mon travail se divise comme suit: d’une part je reçois les gens à l’accueil. Ce qui veut dire orienter les gens à leur lieu de rencontre, répondre à la demande pour les photocopies et télécopies en plus d’informer les gens dans l’Immeuble. Ce n’est pas tout ! Je réalise la comptabilité de neuf organismes communautaires. Ce qui m’a mène à effectuer les tâches suivantes: faire la rentrée de données dans le logiciel Simple comptable, effectuer la fin de mois, faire la paye, compter le DAS, compter les taxes, réaliser la conciliation bancaire pour terminer la fin de l’année. Je réaliser aussi le suivi avec le comptable. Ouf ! C’est du travail ! La profession de secrétaire administrative n’est pas spécifique au secteur d’emploi de l’action communautaire et de l’économie sociale. Il faut savoir l’adapter en fonction de l’organisme pour lequel on travaille et surtout en fonction des besoins de l’organisation et de l’équipe de travail.

Fiche info : 

Pour en savoir plus: secrétaire

Sommaire descriptif

Le ou la titulaire du poste assume l'ensemble des tâches nécessaires et utiles au support clérical de l'organisme. Il ou elle peut également fournir un support technique aux employés dans l'exécution de leurs tâches.

Principales fonctions et responsabilités

Le ou la titulaire du poste peut accomplir une partie ou l'ensemble des tâches suivantes :

Service à la clientèle

  • Accueillir, informer, diriger la clientèle et, au besoin, fixer des rendez-vous;
  • Recevoir les appels, les acheminer et prendre des messages;
  • Communiquer, au téléphone ou par courriel, des renseignements d'ordre général;
  • Assurer la correspondance courante de l'organisme;
  • Assurer la préparation, la réalisation et le suivi des dossiers qui lui sont confiés.

Soutien clérical

  • Assurer un support clérical aux autres employés de l'organisme; 
  • Effectuer la saisie de toutes les données considérées nécessaires au bon fonctionnement de l'organisation;
  • Rédiger, dactylographier, corriger et mettre en page divers documents;
  • Organiser et tenir à jour un système de classement et d'archivage;
  • Tenir à jour des dossiers et des registres;
  • Rechercher et recueillir des renseignements sommaires à inclure dans des dossiers ou d'autres documents dont il ou elle a la charge;
  • Assister la direction dans la préparation, l'organisation et la logistique des diverses réunions, et rédiger le procès-verbal lorsque requis;
  • Coordonner l'utilisation des salles et des espaces communs;
  • Voir à l'entretien et à la réparation des équipements de bureautique;
  • Voir à l'achat de matériel et de fournitures de bureau, et faire le suivi de leur utilisation et de leur entretien;
  • Soutenir le personnel et la clientèle dans l'utilisation de l'équipement informatique;
  • Effectuer des travaux de polycopie ou de photocopie;
  • Ouvrir, trier et distribuer le courrier.

Vie associative

  • Déterminer ses besoins en formation et assister aux formations autorisées par la direction générale;
  • Participer aux réunions du personnel ainsi qu'aux processus de planification et de reddition de comptes de l'organisme; 
  • Participer aux activités spéciales et à la vie associative de l'organisme et faire la promotion de ses activités et de sa mission;
  • Accomplir diverses tâches liées à sa fonction.

Conditions d'accès

  • Un diplôme d'études secondaires (DES) ou l'équivalent;
  • Un diplôme d'études professionnelles (DEP) en secrétariat ou l'équivalent peut être exigé;
  • De l'expérience de travail reliée peut être exigée (habituellement, deux années d'expérience de travail peuvent remplacer une année de scolarité);
  • Une bonne maîtrise de la langue française parlée et écrite et, au besoin, maîtrise de la langue anglaise.

Compétences requises

  • Informatique : connaissance de la suite Office (Word, Excel, etc.), ou de logiciels équivalents, capacité d'utiliser Internet;
  • Connaissance des méthodes et usages propres à la tenue d'un secrétariat;
  • Sens de l'organisation;
  • Courtoisie, diplomatie, aptitudes pour le service à la clientèle.

Sources

Centre d'orientation et de recherche d'emploi de l'Estrie, « les fonctions dans l'organisation ». Document de travail.

Convention collective du Centre local de développement (CLD) de la MRC d'Antoine-Labelle, p.62.

Fédération des coopératives funéraires du Québec, Guide de gestion d'une coopérative funéraire, p. 3.13.

Pour en savoir plus: secrétaire-comptable

Sommaire descriptif

Le ou la titulaire du poste effectue des tâches usuelles de secrétariat et de comptabilité : répondre au téléphone, accueillir les visiteurs, saisir des données, rédiger et modifier des textes, classer des dossiers, faire des photocopies, expédier des télécopies, trier le courrier et tenir les livres comptables.

Principales fonctions et responsabilités

Le ou la titulaire du poste peut accomplir une partie ou l'ensemble des tâches suivantes :

Soutien clérical

  • Répondre au téléphone, prendre les messages et transférer les appels aux personnes concernées;
  • Accueillir les visiteurs et les clients;
  • Répondre aux demandes d'information élémentaires concernant l'organisme et les services qu'il offre;
  • Classer la documentation et des dossiers;
  • Tenir à jour la documentation regroupant l'information relative à la clientèle et aux employés de l'organisme;
  • Tenir à jour des bases de données informatiques, s'il y a lieu;
  • Traiter le courrier;
  • Rédiger, modifier et/ou dactylographier des rapports, lettres et autres documents, et saisir diverses données à l'ordinateur;
  • Rédiger des communiqués de presse, les faire approuver par la direction et les envoyer aux médias;
  • Assurer un support technique au directeur général, aux employés de l'organisme ainsi qu'à sa clientèle (photocopie, traitement de texte, etc.);
  • Effectuer les commandes de matériel et de fournitures de bureau;
  • Appuie l'organisation technique des différentes activités de l'organisme (réserver les salles, préparer l'horaire des bénévoles si applicable, etc.);
  • Gérer les prêts de documents du centre de documentation, si applicable.

Comptabilité

  • Préparer la paie des employés de l'organisme;
  • Effectuer des dépôts au nom de l'organisme;
  • Acquitter les factures et les états de compte;
  • Gérer la petite caisse;
  • Tenir à jour les livres comptables;
  • Enregistrer les transactions effectuées au nom de l'organisme;
  • Recueillir, vérifier et traiter diverses données;
  • Compiler des statistiques;
  • Produire divers rapports.

Vie associative

  • Déterminer ses besoins en formation et assister aux formations autorisées par la direction générale; 
  • Participer aux réunions du personnel ainsi qu'aux processus de planification et de reddition de comptes de l'organisme;
  • Participer aux activités spéciales et à la vie associative de l'organisme et faire la promotion de ses activités et de sa mission; 
  • Accomplir diverses tâches liées à la fonction.

Conditions d'accès

  • Diplôme d'études secondaires (DES) ou professionnelles (DEP) ou l'équivalent;
  • De l'expérience de travail reliée peut être requise;
  • La maîtrise de l'anglais peut être exigée.

Compétences requises

  • Notions comptables de base;
  • Informatique : maîtrise de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint, etc.) ou de logiciels équivalents de traitement de texte et de données, maîtrise de l'Internet et de la messagerie électronique;
  • Sens de l'organisation, autonomie, discrétion;
  • Capacité d'observation et d'adaptation.

Note

Le métier de secrétaire-comptable dans un organisme communautaire demande de traiter une grande diversité de tâches et de devoir s'adapter à une grande diversité d'interlocuteurs.

Sources

L'Accolade Châteauguay, Description d'emploi de la secrétaire-comptable. Mis à jour le 17 janvier 2005, 2p.

Document de description de tâches.

Secteurs d’activité : 
Code CNP : 
Secrétaires (sauf domaines juridique et médical)
Code CNPS : 
Secrétaires (sauf domaines juridique et médical)
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Secrétaires (sauf domaines juridique et médical)
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