Secrétaire-réceptionniste

Entrevues avec des pros : 

Secrétaire réceptionniste

Pour la secrétaire-réceptionniste Latifa Hamza travailler dans le secteur d'd’emploi de l’action communautaire, c’est évoluer dans un environnement dynami que et valorisant ! Elle a comme ambition de continuer à intervenir auprès des nouveaux arrivants car leurs besoins sont grands et elle comprends très bien leur réalité.

Secretary-Receptionist

Latifa Hamza - Secretary-receptionist

To Latifa Hamza, secretary-receptionist at Carrefours Jeunesse-emploi Viger/Jeanne-Mance, Work in the community action sector gives you a chance to advance in an exciting and fulfilling environment! She would like to continue working with newcomers to Québec because they have huge needs and she has a good understanding of their experience.

Fiche info : 

Pour en savoir plus: secrétaire-réceptionniste dans un CPE

Sommaire descriptif

Sous la responsabilité d'une gestionnaire, la secrétaire-réceptionniste accomplit diverses tâches de secrétariat et de soutien administratif.

Attributions caractéristiques

1. Accomplir diverses tâches de secrétariat et de soutien administratif.

1.1 Rédiger ou réviser des lettres, procès-verbaux, notes et autres documents, et faire la saisie et la mise en page des textes.

1.2 Classer, photocopier et assembler des documents.

1.3 Faire les inscriptions sur la liste d'attente et vérifier les places disponibles.

1.4 Tenir à jour les fiches d'assiduité et la grille d'occupation.

1.5 Saisir, compiler et traiter divers renseignements et données.

1.6 Ouvrir et tenir à jour les dossiers des enfants, du personnel et des responsables de services de garde en milieu familial.

1.7 Recevoir et acheminer les appels, prendre les messages et fournir des renseignements.

1.8 Accueillir, informer et diriger les visiteurs.

1.9 Dépouiller, distribuer et expédier le courrier.

1.10 Commander les fournitures de bureau.

2. Accomplir toute autre tâche connexe.

Qualification

Diplôme d'études professionnelles (DEP) en secrétariat ou l'équivalent.

Echelle salariale (au 1er avril 2009)

(pour les CPE et les bureaux coordonnateurs des services de garde en milieu familial)

5 échelons

Taux horaire minimum : 13,06 $

Taux horaire maximum : 15,51 $

Sources

Ministère de la famille, des aînés et de la condition féminine du Québec, Guide administratif concernant la classification et la rémunération du personnel salarié des services de garde et des bureaux coordonnateurs de la garde en milieu familial, Québec, mars 2006, p.14.

Ministère de la famille, des aînés et de la condition féminine du Québec, Rémunération du personnel salarié des services de garde et des bureaux coordonnateurs de la garde en milieu familial pour la période 2007-2012, Québec, 2007, p.6.

Pour en savoir plus: secrétaire-réceptionniste

Sommaire descriptif

Le ou la titulaire du poste effectue différentes tâches administratives et de secrétariat pour épauler la direction et les professionnels dans le travail de bureau. Il ou elle assure l'ensemble des tâches relatives à la réception des appels et à l'accueil des visiteurs. Il ou elle exécute également d'autres tâches de bureau.

Principales fonctions et responsabilités

Le ou la titulaire du poste peut accomplir une partie ou l'ensemble des tâches suivantes :

  • Assurer un support clérical à l'ensemble des employés;
  • Formuler et mettre en œuvre les règles de fonctionnement du bureau;
  • Préparer, saisir à l'ordinateur et réviser différentes correspondances : factures, présentations, brochures, publications, rapports et autres documents;
  • Traiter le courrier postal et électronique;
  • Fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions de la direction et de différents comités;
  • Tenir à jour l'agenda des salles de réunion;
  • Tenir à jour l'inventaire du matériel de bureau et effectuer les commandes nécessaires;
  • Accueillir les visiteurs, déterminer le but de leur visite et les diriger vers la personne appropriée;
  • Répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique;
  • Filtrer et acheminer les appels et prendre les messages;
  • Etablir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers;
  • Rédiger les procès-verbaux des réunions;
  • Compiler des statistiques et autres données;
  • Former et appuyer la direction et le personnel en ce qui a trait à l'exploitation de logiciels courants;
  • Effectuer des travaux de photocopies pour le personnel;
  • Collaborer au développement, à l'organisation, à la coordination, à la réalisation et à la diffusion des services de l'organisme, des activités d'information, de formation et de promotion ainsi que des outils d'intervention et de gestion;
  • Déterminer ses besoins en formation et assister aux formations autorisées par la direction générale;
  • Participer aux réunions du personnel ainsi qu'aux processus de planification et de reddition de compte de l'organisme;
  • Participer aux activités spéciales et à la vie associative de l'organisme et faire la promotion de ses activités et de sa mission;
  • Accomplir diverses tâches liées à sa fonction.

Conditions d'accès

  • Un diplôme d'études collégiales (DEC) ou l'équivalent en bureautique ou en secrétariat, ou de l'expérience de travail reliée;
  • Quelques années d'expérience de travail pertinentes peuvent être exigées (habituellement, deux années d'expérience pertinente remplacent une année de scolarité);
  • Bonne maîtrise du français écrit et parlé et, si nécessaire, maîtrise de l'anglais.

Compétences requises

  • Informatique : maîtrise de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint, Access, etc.) et/ou de logiciels équivalents de traitement de texte et de données;
  • Connaissance des méthodes et usages de secrétariat;
  • Aptitudes pour la gestion des priorités, la coordination simultanée de plusieurs tâches, le travail d'équipe et le service à la clientèle;
  • Sens de l'organisation et d'autonomie.

Sources

CDEC Centre-Nord, Nomenclature des postes et qualifications, Montréal, p.14.

Document de nomenclature et de description de tâche de la CDEC Centre-Sud/Plateau Mont-Royal.

Pour en savoir plus: secrétaire-réceptionniste dans un centre de périnatalité

Sommaire descriptif

Le ou la titulaire du poste s'occupe des tâches courantes de secrétariat. Il ou elle s'occupe de la gestion des documents, de la comptabilité, ainsi que de la gestion des ressources matérielles du centre de périnatalité. Il ou elle reçoit les appels téléphoniques, les courriels et les demandes, commentaires ou suggestions effectuées en personne. Il ou elle accueille et redirige les clients à leur arrivée au centre de périnatalité.

Principales fonctions et responsabilités

Les secrétaires-réceptionnistes peuvent accomplir une partie ou l'ensemble des tâches suivantes :

Tâches communes générales

  • Promouvoir les activités, services et produits de la boutique (s'il y a lieu) du centre de périnatalité auprès de la clientèle et leur fournir les informations nécessaires;
  • Participer aux divers événements spéciaux de l'organisme, ainsi qu'aux réunions d'équipe;
  • Maintenir à jour ses connaissances générales de la périnatalité, du milieu communautaire, des autres ressources disponibles pour les jeunes familles, des programmes gouvernementaux, etc.;
  • Etablir une relation de confiance avec les familles, respecter leurs choix et leurs valeurs, valoriser l'expérience et les connaissances des parents, identifier leurs problèmes et leurs besoins;
  • Encourager, sans imposer, l'adoption d'un mode de vie sain (allaitement maternel, nutrition saine, éviter les substances intoxicantes, etc.);
  • Cultiver des habiletés en communication (être en mesure de transmettre l'information de façon claire, sans parti pris, s'assurer que l'autre partie comprenne bien);
  • Respecter des principes d'éthique de base (respect du client, de ses croyances, utilisation d'un langage approprié, ne pas porter de jugement, confidentialité, etc.);
  • Être attentive aux besoins des clientes et s'adapter à leurs valeurs et leur fonctionnement.

Tâches spécifiques aux secrétaires-réceptionnistes

  • Assurer une fonction d'accueil et d'information (en personne, par courriel ou au téléphone) en répondant aux questions concernant l'organisme, en renseignant les clients au sujet des services et activités offerts par le centre de périnatalité (implique une bonne connaissance de l'organisme);
  • Accueillir la clientèle et la référer aux personnes concernées;
  • Répondre au téléphone, prendre les messages et, au besoin, transférer les appels aux personnes concernées;
  • Transférer les plaintes, commentaires et suggestions aux personnes concernées;
  • Vérifier les renseignements obtenus et s'assurer de leur exactitude (coordonnées, information importante au sujet d'une patiente, etc.);
  • Gestion des messages courriels et du courrier de l'organisme, ainsi que des photocopies, des télécopies et de la gestion des dossiers et du système informatique;
  • Effectuer la rédaction, la mise en page et la correction de divers documents, incluant la prise de notes lors des réunions, la rédaction et la correction des procès-verbaux, la mise en page des bulletins publiés par l'organisme et la rédaction de divers documents demandés;
  • Effectuer des tâches administratives, telles que la gestion de la petite caisse, la production des documents comptables, l'émission des factures, etc.;
  • S'assurer que les dossiers des clients soient complets, à jour et bien classés;
  • Gérer le membership, ce qui implique d'assurer le renouvellement des cartes de membres, de gérer la base de données des membres, etc.;
  • Gérer les participations aux activités, en recevant les inscriptions et les paiements, en confirmant avec les client(e)s, en produisant une liste de présence, etc.;
  • Gérer le centre de documentation, ce qui implique la gestion des achats, des prêts et ventes aux membres, la codification des nouvelles acquisitions, le suivi téléphonique pour les documents en retard, le bon classement des documents, etc.;
  • Gérer les ressources matérielles de l'organisme en vérifiant les stocks, en effectuant les achats, en recevant la marchandise ou les dons, etc.

Source

Binhas, Lynda, Répertoire des profils de compétences (document de travail).

Secteurs d’activité : 
Code CNP : 
Réceptionnistes et standardistes
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